Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Yogyakarta berkomitmen mewujudkan penyelenggaraan informasi publik yang terbuka, transparan, akuntabel, mudah diakses, dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat. Komitmen tersebut merupakan bagian dari penerapan tata kelola perguruan tinggi yang baik sekaligus bentuk tanggung jawab UPN “Veteran” Yogyakarta sebagai badan publik dalam memberikan akses informasi kepada masyarakat.
Pengelolaan keterbukaan informasi publik diarahkan untuk memastikan bahwa masyarakat memperoleh informasi yang benar, akurat, mudah dipahami, dan dapat diakses melalui berbagai kanal layanan. Pemanfaatan teknologi informasi menjadi bagian penting dalam pengembangan layanan agar proses penyampaian dan permohonan informasi dapat berlangsung lebih cepat, efektif, dan menjangkau masyarakat secara lebih luas.
Kebijakan PPID UPN “Veteran” Yogyakarta tidak hanya berorientasi pada pemenuhan kewajiban administratif, tetapi juga diarahkan untuk membangun budaya keterbukaan di lingkungan universitas. Setiap unit kerja didorong untuk memiliki kesadaran yang sama mengenai pentingnya pengelolaan informasi, dokumentasi, pelayanan kepada masyarakat, serta perlindungan terhadap informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Melalui penguatan regulasi, sarana layanan, sumber daya manusia, penyediaan informasi secara proaktif, serta pemantauan dan evaluasi secara berkelanjutan, UPN “Veteran” Yogyakarta berupaya menjadikan keterbukaan informasi sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari tata kelola universitas. Kebijakan tersebut diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik sekaligus memperkuat kepercayaan masyarakat terhadap institusi.
Program Strategis PPID UPN “Veteran” Yogyakarta
Untuk mewujudkan arah kebijakan tersebut, UPN “Veteran” Yogyakarta menetapkan sejumlah program strategis yang menjadi dasar pengembangan layanan informasi publik.
- Penguatan Regulasi dan Tata Kelola
UPN “Veteran” Yogyakarta membangun tata kelola keterbukaan informasi melalui penyusunan dan penguatan regulasi internal yang menjadi pedoman bagi seluruh unit kerja. Regulasi tersebut mencakup penetapan struktur dan pengelola PPID, pedoman pelayanan informasi publik, standar operasional prosedur, mekanisme permohonan informasi, penanganan keberatan, pengelolaan informasi yang dikecualikan, serta mekanisme dokumentasi dan pemutakhiran informasi publik.
Keberadaan regulasi yang jelas diperlukan untuk menjamin bahwa layanan informasi dilaksanakan secara konsisten, transparan, akuntabel, serta memiliki kepastian prosedur. Regulasi juga menjadi dasar pembagian tugas dan tanggung jawab antara PPID, unit kerja, serta pihak lain yang terlibat dalam pengelolaan informasi publik di lingkungan universitas.
Penguatan regulasi diarahkan agar keterbukaan informasi tidak hanya menjadi tanggung jawab PPID, melainkan menjadi bagian dari tata kelola setiap unit kerja di UPN “Veteran” Yogyakarta.
- Penguatan Sarana dan Prasarana Layanan Informasi
UPN “Veteran” Yogyakarta menyediakan sarana dan prasarana yang mendukung kemudahan masyarakat dalam memperoleh informasi publik, baik melalui layanan langsung maupun layanan digital. Layanan secara langsung didukung melalui ruang pelayanan informasi yang memungkinkan masyarakat memperoleh informasi, berkonsultasi, maupun mengajukan permohonan informasi kepada petugas.
Pada layanan digital, UPN “Veteran” Yogyakarta mengembangkan portal resmi PPID melalui ppid.upnyk.ac.id serta memanfaatkan media sosial dan kanal komunikasi resmi universitas sebagai media penyebarluasan informasi kepada masyarakat. Integrasi berbagai kanal tersebut menjadi bagian dari upaya memperluas akses terhadap informasi sekaligus menyesuaikan pola pelayanan dengan perkembangan teknologi komunikasi.
Pengembangan sarana dan prasarana tidak hanya diarahkan pada ketersediaan fasilitas, tetapi juga pada kemudahan penggunaan, kecepatan akses, keterbaruan informasi, serta kenyamanan pemohon informasi. Dengan demikian, masyarakat dapat memperoleh informasi melalui saluran yang paling mudah dijangkau sesuai dengan kebutuhannya.
- Peningkatan Kapasitas dan Kompetensi Sumber Daya Manusia
Kualitas pelayanan informasi publik sangat bergantung pada kompetensi sumber daya manusia yang menjalankan fungsi PPID. Oleh karena itu, UPN “Veteran” Yogyakarta secara berkelanjutan meningkatkan kapasitas petugas dan pengelola informasi pada tingkat universitas maupun unit kerja.
Peningkatan kapasitas dilakukan melalui pelatihan, workshop, bimbingan teknis, forum koordinasi, serta partisipasi dalam berbagai kegiatan yang berkaitan dengan keterbukaan informasi publik. Materi pengembangan kompetensi tidak hanya mencakup aspek regulasi, tetapi juga pelayanan publik, pengelolaan dokumen dan informasi, pelayanan digital, komunikasi dengan pemohon, penyelesaian keberatan, serta pengelolaan informasi yang dikecualikan.
Melalui pengembangan sumber daya manusia tersebut, UPN “Veteran” Yogyakarta berupaya membangun petugas layanan yang profesional, responsif, memahami kebutuhan masyarakat, dan mampu memberikan pelayanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Penyediaan Informasi Publik secara Proaktif
UPN “Veteran” Yogyakarta mengembangkan pola pelayanan informasi yang proaktif dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan masyarakat tanpa selalu menunggu adanya permohonan. Informasi publik disediakan berdasarkan klasifikasi informasi yang wajib diumumkan secara berkala, informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta, serta informasi yang wajib tersedia setiap saat.
Informasi tersebut disampaikan melalui portal PPID, laman resmi universitas, media sosial, publikasi digital, serta berbagai kanal komunikasi kelembagaan lainnya. Pemutakhiran dilakukan secara berkala agar masyarakat memperoleh informasi yang relevan dan sesuai dengan perkembangan kegiatan maupun kebijakan universitas.
Penyediaan informasi secara proaktif juga dilakukan dengan memperhatikan kebutuhan pengguna. PPID melakukan identifikasi terhadap jenis informasi yang banyak dicari atau dibutuhkan oleh mahasiswa, calon mahasiswa, orang tua, mitra universitas, media, serta masyarakat umum. Hasil identifikasi tersebut menjadi dasar untuk menentukan informasi yang perlu diprioritaskan dalam publikasi.
Langkah ini diharapkan dapat mengurangi kesenjangan informasi, mempermudah masyarakat memperoleh informasi, mengurangi permohonan informasi yang bersifat berulang, serta meningkatkan kepercayaan publik terhadap pengelolaan universitas.
- Pemantauan dan Evaluasi Layanan Informasi
UPN “Veteran” Yogyakarta melakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan pelayanan informasi publik. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui efektivitas layanan, kepatuhan terhadap standar pelayanan, kualitas informasi yang disampaikan, kecepatan penyelesaian permohonan, serta tingkat kepuasan masyarakat.
Hasil pemantauan menjadi dasar untuk mengidentifikasi kendala yang masih dihadapi dan menentukan langkah perbaikan yang diperlukan. Evaluasi juga diarahkan untuk memastikan bahwa setiap unit kerja menjalankan kewajibannya dalam menyediakan dan memperbarui informasi publik.
Sebagai bentuk akuntabilitas, PPID UPN “Veteran” Yogyakarta menyusun dan mempublikasikan laporan layanan informasi publik secara berkala. Laporan tersebut menggambarkan pelaksanaan pelayanan informasi, jumlah dan karakteristik permohonan yang diterima, penyelesaian permohonan dan keberatan, pengembangan layanan, serta berbagai langkah peningkatan kualitas keterbukaan informasi yang telah dilakukan selama satu tahun.
Strategi Pencapaian
Pelaksanaan program strategis PPID dilakukan melalui langkah yang terencana dan terukur agar arah kebijakan keterbukaan informasi dapat diterapkan secara konsisten di seluruh lingkungan UPN “Veteran” Yogyakarta.
- Penguatan Regulasi
UPN “Veteran” Yogyakarta melakukan penataan dan penyempurnaan regulasi internal yang berkaitan dengan penyelenggaraan keterbukaan informasi publik. Langkah ini dilakukan melalui penetapan kebijakan pengelolaan informasi publik, struktur dan tanggung jawab PPID, serta penyusunan prosedur operasional pelayanan informasi.
Regulasi tersebut selanjutnya disosialisasikan kepada seluruh unit kerja agar terdapat kesamaan pemahaman mengenai mekanisme penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, pelayanan, serta pengamanan informasi publik.
- Pengembangan Sarana dan Prasarana
UPN “Veteran” Yogyakarta menyediakan ruang pelayanan informasi publik yang representatif serta terus mengembangkan sistem pelayanan berbasis digital. Portal PPID di ppid.upnyk.ac.id menjadi pusat informasi yang menyediakan berbagai informasi publik dan fasilitas layanan bagi masyarakat.
Pemanfaatan media sosial dan kanal komunikasi universitas juga terus dikembangkan untuk memperluas jangkauan publikasi. Pengembangan berikutnya diarahkan pada integrasi layanan sehingga masyarakat dapat memperoleh informasi, mengajukan permohonan, serta memantau proses pelayanan secara lebih mudah.
- Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia
UPN “Veteran” Yogyakarta menyelenggarakan kegiatan peningkatan kapasitas bagi pengelola PPID dan petugas pada unit kerja secara berkala. Pelatihan diarahkan pada peningkatan pemahaman mengenai regulasi keterbukaan informasi, pelayanan publik, klasifikasi informasi, pengelolaan dokumen, pemanfaatan teknologi informasi, serta komunikasi pelayanan.
Selain pelatihan, koordinasi antarpengelola informasi juga diperkuat agar proses penghimpunan dan pemutakhiran informasi dari seluruh unit kerja dapat berlangsung lebih cepat dan terstruktur.
- Penguatan Penyediaan Informasi secara Proaktif
PPID melakukan pembaruan informasi publik secara berkala dengan melibatkan seluruh unit kerja sebagai sumber informasi. Setiap unit didorong untuk menyerahkan data dan informasi yang menjadi kewajibannya secara tepat waktu sehingga informasi yang tersedia pada kanal PPID selalu mutakhir.
PPID juga melakukan pemetaan terhadap kebutuhan informasi masyarakat berdasarkan permohonan informasi, pertanyaan yang disampaikan melalui berbagai kanal, hasil survei kepuasan, serta perkembangan isu yang berkaitan dengan layanan universitas. Informasi yang memiliki tingkat kebutuhan tinggi selanjutnya diprioritaskan untuk diumumkan secara proaktif melalui kanal resmi.
- Penguatan Pemantauan dan Evaluasi
Pelaksanaan layanan informasi publik dievaluasi secara rutin berdasarkan indikator kinerja yang telah ditetapkan. Evaluasi mencakup aspek kelengkapan informasi, ketepatan waktu pelayanan, kualitas respons petugas, keterbaruan informasi pada kanal digital, serta tingkat kepuasan masyarakat.
Hasil evaluasi digunakan sebagai dasar penyusunan rencana perbaikan dan pengembangan layanan pada periode berikutnya. Pada akhir tahun, PPID menyusun laporan layanan informasi publik sebagai bentuk pertanggungjawaban sekaligus dokumentasi perkembangan keterbukaan informasi di UPN “Veteran” Yogyakarta.
Target Pengembangan PPID UPN “Veteran” Yogyakarta
Pengembangan PPID diarahkan untuk membentuk sistem keterbukaan informasi yang semakin terintegrasi, responsif, dan berorientasi pada kebutuhan pengguna. Beberapa sasaran yang menjadi prioritas meliputi pengembangan layanan informasi berbasis digital yang semakin mudah diakses melalui perangkat bergerak, penguatan sistem permohonan informasi secara daring, serta integrasi informasi dari berbagai unit kerja.
UPN “Veteran” Yogyakarta juga menargetkan agar setiap unit kerja memiliki penanggung jawab pengelolaan informasi yang ditetapkan secara resmi dan mampu menjalankan fungsi koordinasi dengan PPID universitas. Dengan mekanisme tersebut, proses pengumpulan, verifikasi, pemutakhiran, dan penyampaian informasi dapat dilakukan secara lebih sistematis.
Peningkatan kepuasan masyarakat menjadi salah satu indikator penting dalam pengembangan pelayanan. UPN “Veteran” Yogyakarta menargetkan tingkat kepuasan masyarakat terhadap pelayanan informasi publik terus meningkat melalui perbaikan kecepatan layanan, kemudahan akses, kualitas informasi, serta profesionalitas petugas.
Selain peningkatan kualitas pelayanan internal, UPN “Veteran” Yogyakarta juga mengarahkan pengembangan PPID untuk mencapai dan mempertahankan kategori “Informatif” dalam Monitoring dan Evaluasi Keterbukaan Informasi Publik. Pencapaian tersebut dipandang bukan semata-mata sebagai bentuk penghargaan kelembagaan, tetapi sebagai indikator bahwa prinsip keterbukaan, akuntabilitas, dan pelayanan informasi telah diterapkan secara konsisten dalam tata kelola universitas.
Pada akhirnya, pengembangan PPID diarahkan untuk membangun ekosistem keterbukaan informasi yang tidak berhenti pada pemenuhan kewajiban regulatif. Keterbukaan informasi diharapkan berkembang menjadi budaya organisasi yang mendorong setiap unit kerja untuk menyediakan informasi secara akurat, mudah diakses, tepat waktu, dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian, PPID dapat berfungsi sebagai penghubung yang efektif antara UPN “Veteran” Yogyakarta dan masyarakat sekaligus mendukung terwujudnya tata kelola universitas yang transparan dan terpercaya.