TUGAS POKOK DAN FUNGSI PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI

Pengarah

Memberikan arahan dan pembinaan atas pengelolaan informasi dan dokumentasi publik di lingkungan UPN “Veteran” Yogyakarta.

Atasan Pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi

1. Memutuskan berbagai persoalan terkait dengan pelaksanaan pelayanan informasi publik di lingkungan UPN “Veteran” Yogyakarta.
2. Memberikan pertimbangan atas informasi yang dikecualikan, pertimbangan atas keberatan, dan penyelesaian sengketa informasi di lingkungan UPN “Veteran” Yogyakarta.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) UPN “Veteeran” Yogyakarta.

Pelayanan Informasi Publik kepada Pemohon Informasi Publik yang cepat, tepat, akurat dan dengan cara yang sederhana;

1. Menyusun standar operasional prosedur (SOP) pelaksanaan tugas dan kewenangan PPID UPN “Veteeran” Yogyakarta dalam rangka penyebarluasan Informasi Publik;
2. Menetapkan Daftar Informasi Publik dalam bentuk surat keputusan (SK) PPID UPN “Veteran” Yogyakarta mengenai Daftar Informasi.;
3. Melaksanakan Pengklasifikasian Informasi Publik atau perubahannya dengan persetujuan Atasan PPID UPN “Veteran” Yogyakarta.
4. Menetapkan Informasi Publik yang Dikecualikan;
5. Mengoordinasikan dengan PPID unit kerja (Fakultas/Lembaga/UPT/ Biro/Unit kerja lainnya) terkait:

• Pelayanan Informasi Publik kepada Pemohon Informasi Publik
• Penyebarluasan dan pendokumentasian Informasi Publik PPID Unit Kerja
• Penyusunan Daftar Informasi Publik
• Pengujian Konsekuensi Informasi Publik
• Penanganan penyelesaian Sengketa Informasi Publik
• Pengembangan Pelayanan Informasi Publik
• Penyusunan Daftar Informasi Publik dan Informasi yang Dikecualikan
• Pemutakhiran Daftar Informasi Publik.

1. Melakukan Uji Konsekuensi terhadap Informasi Publik;
2. menjawab dan memberikan alasan tertulis atas pengecualian Informasi Publik, dalam hal permohonan Informasi Publik ditolak;
3. Menetapkan dan menugaskan petugas layanan informasi untuk membantu pelaksanaan tugas PPID
4. Menyediakan Informasi Publik yang mutakhir pada laman
5. Memelihara dan/atau memutakhirkan informasi pada laman
6. Membuat dan mengumumkan laporan tahunan layanan Informasi Publik serta menyampaikan salinannya kepada Komisi Informasi Pusat;
7. Menyebarluaskan Informasi Publik yang dihasilkan Unit Kerja melalui media elektronik dan/atau nonelektronik; dan media sosial;
8. Mengelola administrasi Pelayanan Informasi Publik.

Fungsi

1. Melakukan pembinaan, pengawasan, dan evaluasi atas pelaksanaan kebijakan Pelayanan Informasi Publik yang dilakukan oleh PPID
2. Melakukan pendampingan penyelesaian sengketa informasi
3. Melakukan konsultasi informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dan informasi yang terbuka untuk publik

Tim Pengembang PPID

Memberikan saran dan pertimbangan kepada PPID terkait peningkatan layanan informasi.

PPID Pelaksana Fakultas Lembaga dab Unit Kerja

1. Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan satuan kerja.
2. Membantu PPID melaksanakan tanggung jawab, tugas dan kewenangannya
3. Menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID secara berkala dan sesuai kebutuhan
4. Melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya
5. Menjamin ketersediaan dan akselerasi informasi dan dokumentasi bagi pemohon layananan informasi secara cepat, tepat berkualitas dengan mengedepankan prinsip-prinsip pelayanan prima
6. Mengumpulkan, mengolah, mengkompilasi bahan dan data lingkup unit kerja menjadi bahan informasi publik.

PPID Pelaksana Operasional

Melaksanakan dan mengkoordinir segala kebututuhan yang pendukung pelaksanaaan layanan Informasi di Ruang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi.

PPID Pelaksana Bidang Layanan Informasi Elektronik dan Non Elektronik

1. Membantu menerima permohonan Informasi yang masuk
2. Menyampaikan informasi secara cepat, tepat berkualitas.
3. Membuat laporan layanan Informasi Publik secara berkala.
4. Mengunggah Informasi publik yang sudah ditetapkan pimpinan dan PPID
5. Membantu PPID untuk mendokumentasikan, mengumpulkan dan menyimpan dokumen informasi dari PPID Pelaksana Fakultas, Lembaga dan Unit Kerja.
6. Membantu PPID dalam memutakhirkan informasi.

PPID Pelaksana Bidang Layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)

Mengelola jaringan sesuai kebutuhan informasi publik agar tetap lancer

PPID Pelaksana Bidang Dokumentasi

1. Membantu PPID mengumpulkan seluruh dokumentasi yang berkaitan dengan kebutuhan layanan PPID
2. Membuat daftar dokumentasi yang telah tersimpan
3. Membantu PPID dalam memutakhirkan kebutuhan dokumentasi

PPID Pelaksana Bidang Sengketa

1. Mengklasifikasikan seluruh data informasi yang ada di PPID
2. Melakukan penyelesaian bila ada sengketa dalam layanan informasi PPID UPN “Veteran” Yogyakarta